Nem először jelzik olvasóink, hogy nem boldogulnak a sofőrök munkaidő-nyilvántartásával. Ráadásul sokan a könyvelővel is vitába keverednek, hogy milyen adatokra lenne szükség a bérszámfejtéshez. Ahhoz, hogy ez szabályos legyen, a munkaidő-nyilvántartást is a törvénynek megfelelően kell vezetni, és nemcsak 1-2 adatot beírni, amit a könyvelő kér.

Egyik olvasónk panaszolja, hogy a könyvelővel rendre összekapnak a jelenléti ívvel kapcsolatban. A könyvelőnek elég lenne egy olyan jelenléti ív, amin vezetik, hogy melyik sofőr hány napot dolgozott belföldön, hányat külföldön és hány napot volt szabadságon. Ehhez képest a vállalkozásnál csak a vezetéssel töltött időszakot írják rá erre a papírra. Ez viszont már önmagában is problémás. 

Tachográf adatok kellenek, nem jelenléti ív

Sokszor a cégek egy „sima”, munkavállalóra szabott jelenléti ívből készítik a bérszámfejtést, amin a kezdés és befejezés és a ledolgozott órák vannak feltüntetve. De ez nem jó.

A sofőr munkaidejét a vezetési idő, az egyéb munka és a 15 perc alatti, nem minősített szünetek képezik, nem pedig a kezdéstől a befejezésig tartó időszak. Ezt valóban nehéz vezetni, de ebben segít a tachográf. A tachográf adatokból generált jelenléti íven vagy munkaidő-nyilvántartáson külön van szedve a kezdés és zárás ideje, a vezetési idő, az egyéb munka ideje, a készenléti idő, a kezdés és zárás között ténylegesen munkával töltött idő, a szünetek, napi pihenőidők, heti pihenőidők, éjszakai munkavégzés időszakai. 

Ami gondot okozhat, hogy a menetírón pihenőidőként kell igazolni a szabadságot és betegszabadságot is, és ez így fog megjelenni a generált “nyilvántartáson”. Ezeket az adatokat, tehát utólag a keresőképtelenséget igazoló orvosi papírok és a szabadságnyilvántartás vagy szabadságengedélyek alapján rögzítenünk kell a nyilvántartásban.

A munkaidő-nyilvántartásból ki kell derülnie, mennyi volt a sofőr teljesített rendes és rendkívüli munkaideje. Tartalmaznia kell a készenlét kezdő és befejező időpontját, a munkaközi szünet időpontját és a szabadság tartamát.

Vagyis a nyilvántartásban a következő adatokat kell feltüntetni:

– vezetési idő,

– egyéb munka (pakolás, takarítás, a busz karbantartása stb.)

– munkaközi szünet,

– éjszakai munka,

– rendelkezésre állási idő.

Emellett a könyvelő munkáját azzal tudjuk még segíteni, ha jól láthatóan, pontosan szerepelnek rajta:

– a valós, tachográfokból származó és az egyéb, kézzel felvitt adatok is (pl. telephelyi munka, ami egy tevékenység­igazoló lappal van igazolva),

 – a szabadságok, betegállományban töltött idők,  

– hogy mennyi éjszakai pótlék vagy műszakpótlék jár a dolgozónak,

– a külföldi kiküldetés napjai. Ha a sofőrnek külföldi minimálbért is fizetünk,  akkor pontosan meg kell adnunk, hány munkaórát töltött az adott országban. Ne feledjük, a külföldi munkaügyi hatóságok is kérhetik a bérpapírok bemutatását. Így tudják ellenőrizni, hogy megfizettük-e a külföldi minimálbért a sofőrnek.

Célszerű a munkaidőt elektronikus formában is vezetni. A hónap elején elektronikus formában elkészítjük a munkaidő nyilvántartót az előző havi tachográf és egyéb adatokból (pl. tevékenységigazoló lapok), amit aztán elküldünk a bérszámfejtéshez.

Figyeljünk a munkaidő szabályokra!

A sofőröket munkaidőkeretben kell foglalkoztatni. Fontos, hogy a munkaszerződésükbe írjuk bele, hogy hány havi munkaidőkeretben dolgoznak. 

Figyelnünk kell arra, hogy a heti munkaidő egyik héten sem haladhatja meg a 60 órát, és a munkaidőkeret átlagát nézve a heti 48 órát. (Tehát ha pl. négy hónapos a munkaidőkeret, akkor a 4 hónap átlagos heti munkaideje nem lehet több 48 óránál.) 

Szilágyi Katalin