Adómentes belföldi napidíj: A leggyakoribb elszámolási hibák a NAV szerint
Kinek adható a 9 000 forint?
A szabályok nem változtak, az ellenőrzés lett szigorúbb. A 437/2015. kormányrendelet szerint a 6 órát meghaladó kiküldetésre napi 9000 forint átalány adható a belföldi közúti személyszállításban gépkocsivezetőként foglalkoztatott munkavállalónak – de csak akkor, ha a szállítás engedélyköteles. Az autóbuszos személyszállítás díj ellenében csak engedéllyel végezhető, így a menetrend szerinti, a különjárati és a munkásszállító járatok sofőrjei is kaphatják az átalányt. Saját számlás szállításnál is adható, például ha egy cég a saját buszával viszi a dolgozóit.
Az egyéni vállalkozó, aki maga vezet, ugyanennyit költségként számolhat el. A cégben munkaviszony nélkül dolgozó tag vagy ügyvezető nem élhet vele, a sofőrként munkaviszonyban is foglalkoztatott ügyvezető viszont igen – de csak azokra a napokra, amikor valóban sofőrként dolgozik. A cég többi munkatársának, például az értékesítőnek kiküldetésnél legalább napi 500 forint napidíj jár, ez azonban adóköteles.
A NAV szerint a gondok a szabályok lazább értelmezéséből adódnak. Az adómentességhez egyszerre kell teljesülnie a feltételeknek:
- a kiküldetés egybefüggően meghaladja a 6 órát (a vezetés, a munka és a pihenő is beleszámít);
- a munkáltató nem ad más juttatást a kiküldetés többletköltségeire, és nem ő biztosítja a sofőr étkezését;
- a jármű elhagyja a telephely szerinti település közigazgatási határát.
Városhatár nélkül nincs kiküldetés
A NAV szerint a leggyakoribb hiba, hogy a jármű ki sem lép a településről. „Az adómentesség kizárólag akkor alkalmazható, ha a munkavégzés a munkáltató székhelyétől vagy telephelyétől, illetve a munkavállaló lakóhelyétől eltérő településen valósul meg” – hangsúlyozza a hatóság. Ha a sofőr egész nap a telephely városában szállít utasokat, járja a vonalat vagy várakozik, kiküldetésről nem beszélhetünk, és az ellenőrzés a kifizetett napidíjat adóköteles bérnek minősíti.
A külön utak nem adhatók össze
A jogszabály szerint a kiküldetés idejét utanként különkülön kell vizsgálni. Nem lehet a rövidebb utakat összeadni a nap végén!Hogy ez mit jelent a gyakorlatban? Tegyük fel, hogy egy gödi buszos vállalkozás sofőrje reggel 4 és 8 óra között munkavállalókat szállít Vácra, majd délután 14 és 18 óra között ismét útra kel és hazahozza Vácról a csapatot. Bár a nap folyamán összesen 8 órát töltött távol a telephelytől, napidíjra mégsem jogosult. Miért? Mert egyik egybefüggő útja sem érte el a törvényben előírt 6 órát. Az ilyen rövidebb utakra kifizetett „napidíj” a hatóság szemében teljes egészében bérjövedelemként adózik.
A NAV nem egyetlen papírt vizsgál, hanem az egymást alátámasztó nyilvántartásokat:
- a kiküldetési rendelvény és a költségelszámolás, amely tartalmazza a dolgozó adatait, a rendszámot, az utazás célját, a megtett kilométereket és az elszámolt összeget. Ezt egészíti ki a menetlevél amely a fel- és leszállásokat rögzíti;
- a tachográf és a sofőrkártya, menetíró nélküli kisbuszoknál a GPSnyomkövető adatait, amelyeknek egyezniük kell a leadott papírokkal;
Ha ezek szerint a busz nem lépte át a városhatárt, a menetlevél ellenkező állítása nem sokat ér.
Burkolt bér, súlyos következmények
A revizorok azt is vizsgálják, nem burkolt bért fizet-e a cég napidíjként, hogy járulékot spóroljon. Ha igen, a napidíjat bérré minősítik, a hiányzó adót és járulékot pedig adóbírsággal és késedelmi pótlékkal együtt kell megfizetni. Szándékos adóelkerülésnél büntetőeljárás is indulhat: a költségvetési csalás értékhatára 500 ezer forint, és a részcselekmények összeadódnak, így néhány sofőr pár havi elszámolásából is könnyen összejön.
A NAV tanácsai
1. Keresztellenőrzés a bérszámfejtés előtt. Ne a könyvelő párosítsa a valós mozgások ismerete nélkül az utakat a naptárral. A cégnek havonta, még a bérszámfejtés előtt össze kell vetnie a GPS- és tachográfadatokat a menetlevelekkel és a rendelvényekkel.
2. Pontos munkaszerződés. Ha a munkavégzés helye „változó” vagy az egész ország, a kiküldetést az szjatörvény szerint a telephelyhez, ennek hiányában a székhelyhez kell mérni. A vitás helyzetek elkerülésére mégis érdemes megnevezni a szerződésben azt a telephelyet, ahonnan a sofőr rendszeresen indul.
3. Belső szabályzat. Rögzítse, mi történik, ha egy fuvar például műszaki hiba miatt félbeszakad: ilyenkor is az számít, meghaladta-e a távollét a 6 órát. Térjen ki a többi munkatárs, például az értékesítő vagy a munkaviszonyban álló ügyvezető napidíjára is.
4. Excel helyett célszoftver. A kézi nyilvántartás sok hibát rejt. Célszerű olyan programot használni, amely a GPS- vagy tachográfadatokból készíti el a kiküldetési rendelvény vagy annak mellékletét. Nagyobb cégeknél ez lehet a fuvarirányítási rendszer, kisebbeknél egy menetlevél- vagy útnyilvántartó program, amely járműbe szerelt egységgel vagy telefonos alkalmazással rögzíti a napi kört.
Mit ad hozzá a telematika?
A rendelvényhez két adat kell: a telephelyről indulás és a visszaérkezés pontos ideje, valamint a sofőr személye. Mindkettőt a telematikai rendszer is szolgáltathatja. „A sofőrazonosításra ma már több mód is létezik, magyarázza Soós András, az easyTRACK fejlesztési vezetője. Ezek:
Sofőrkártya a menetíróban: a digitális menetíró beolvassa a kártyát, a telematikai egység pedig ebből az adatból tudja, ki vezet. A sofőrnek nincs külön teendője.
Mobilalkalmazás: a sofőr a telefonján belép egy appba, és kiválasztja, melyik busszal megy.
QRkód: a járműben van egy QRkódos matrica. A sofőr az appal beolvassa, így a rendszer összepárosítja őt a busszal.
RFIDkártya: érintés nélküli kártya vagy kulcstartó, olyan, mint egy beléptetőkártya. A sofőr hozzáérinti a fülkében felszerelt olvasóhoz, és a nyomkövető rögzíti az azonosítóját.
A rendszer a helyadatokat másodpercre pontosan rögzíti, és ha a GSMjel kimarad, utólag pótolja őket.
A szoftver figyeli, hogy a település elhagyása és a visszatérés között megvan-e a 6 óra. Ha a sofőr egy rövid kör után visszatér a bázisra, a következő útnál a számláló elölről indul. „A rendszer akkor sem esik kétségbe, ha a kolléga valahol a telephelyen kívül átül egy másik járműbe: a sofőrhöz kötve számolja tovább a kiküldetés idejét” – teszi hozzá a szakember.
Az utolsó szó az emberé
A napi riport jó melléklete a kiküldetési rendelvénynek, de a döntés a pénzügyes vagy HRes kollégáé. Neki kell eldöntenie, hogy az adott dolgozónál alkalmazható-e a 9 000 forintos átalány – egy területi képviselőnél vagy egy tárgyalásra utazó ügyvezetőnél például nem. Azt is neki kell tisztáznia, hogy a munkáltató biztosította-e a dolgozó étkezését, vagy adott-e más juttatást az útra, mert ez kizárja az átalányt.
